Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

Czy cena to najważniejsze kryterium, jakie powinniśmy wziąć pod uwagę przy wyborze obsługi księgowej? Okazuje się, że warto również przyjrzeć się programom używanym przez księgowych, a które mogą zwiększać koszty lub mieć bezpośredni wpływ na czas realizacji usługi.

W pierwszej kolejności zalecane jest zapoznanie się z potrzebami, które wpłynęły na decyzję o skorzystaniu z usług biura księgowego. Warto to zrobić, by po czasie nie okazało się, że dana firma nie spełnia naszych potrzeb lub, której usług nie potrzebujemy.

 

Jeśli jednak jesteśmy pewni i zdecydowani o potrzebie skorzystania z usług zewnętrznych przy księgowości, warto sprawdzić jak najwięcej ofert dostępnych na rynku. W dobie wszech panującego internetu oraz pełnej cyfryzacji, firma nie musi znajdować się w bliskiej odległości od naszej siedziby. W dzisiejszych czasach wielu kontrahentów korzysta z usług outsourcingowych w innych miastach, co nie ma wpływu na jakość oraz czas realizacji zlecanych usług. Przy wyborze warto zaczerpnąć opinii znajomych lub innych firm, których przedstawicieli możemy znaleźć na forach internetowych lub wielu grupach w popularnych portalach społecznościowych. Często zdarza się, że wiele z tych osób ma o wiele większe doświadczenie w korzystaniu z z usług firm zewnętrznych, chociażby przez dłuższą działalność na rynku lub wielokrotne zmiany usługodawców.

 

Sprawdzając oferty należy zwrócić uwagę na specyfikację działalności dostosowaną do naszych wymagań oraz doświadczenie w prowadzeniu księgowości w firmach o podobnym lub pochodnym profilu co nasza. Zapewni to wysoką jakość usług oraz zmniejszy margines błędu w szczególnych przypadkach występujących w danych segmentach rynku. W razie jakichkolwiek wątpliwość warto poprosić o referencję, która uwierzytelni i rozwieje wątpliwości, lub w ostateczności, ułatwi kontakt z klientami od których będziemy mogli uzyskać bezpośrednia opinię o firmie. To samo tyczy się potwierdzenia wdrożenia zmian w ustawie RODO, a wszystkie zdobyte uprawnienia potwierdzone certyfikatami niewątpliwe będą dodatkowym atutem. Problemy finansowe usługodawcy można zweryfikować w rejestrach dłużników, zgodnie z ustawą o nieudostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Sprawdźmy też status firmy, jako płatnika VAT.

 

Obecnie wszystkie firmy księgowe korzystają z oprogramowań komputerowych, które mogą mieć duży wpływ na cenę usług oraz na ich prawidłowy przepływ. W dobie mechanizacji i coraz bardziej popularnej sztucznej inteligencji, wiele firm decyduje się na zmniejszenie kosztów, poprzez zastosowanie nowoczesnej technologii, tj. OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Ma ona także wpływ na szybkość wykonywanych usług. Warto zapytać, czy biuro rachunkowe udostępnia panel online dla swoich klientów, gdzie można zobaczyć rozliczenia, wystawiać faktury sprzedażowe, przesyłać skany dokumentów lub sprawdzić wysokość ZUS, PIT i VAT do zapłaty.

 

W ogólnym rozrachunku nie zapomnijmy o podstawowych czynnikach, takich jak: komunikacja, zrozumienie potrzeb oraz jasność oczekiwań zawartych w umowie, które w dłuższej perspektywie odcisną swoje piętno na podjętej współpracy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *